יש אנשים שחיים ונושמים הפקות אירועים ויש מי שעבורם נושא הארגון הוא טרחה גדולה. הבשורות הטובות לזן השני הוא שעל ידי ארגון נכון, אפשר להפיק אירוע מנצח, מושקע, חווייתי ובלתי נשכח. כל שצריך זה להקפיד על הפרטים הקטנים שעושים הבדל גדול, לשכור את שירותיהם של אנשי מקצוע איכותיים ואמינים, לבחור את המקום הנכון לחגוג בו וליהנות מהתהליך עצמו ולא רק מהאירוע.
איך עושים את זה? ראשית, משנים את הגישה וחושבים חיובי. שנית, מנהלים את התהליך ברוגע. לפניכם 4 טיפים מרכזיים להפקת אירועים מוצלחים. שלא תגידו לא ידענו…
לא מתפשרים על לוקיישן
הכי חשוב להתמקד במקום ייחודי לחגיגה, שעונה על הצרכים שלכם מבחינת כמות משתתפים, סגנון ואווירה. החליטו מראש האם זה יהיה גן אירועים או אולם אירועים אורבני סגור או מקום שמשלב בין גן לאולם ומציע, למשל, מרחב פתוח תחת כיפת השמיים לחופה ומקום מקורה לשעת הסעודה והריקודים. חפשו מקומות שניתן לשנות בהם את הקונספט לפי מבוקשתכם, שמשקיעים בעיצוב, מציעים מערכת סאונד ותאורה מתקדמות במיוחד, עיצובי שולחנות מרהיבים. יש מקומות ששוכנים בלב העיר אך מציעים אווירה כפרית פסטורלית וכך מאפשרים לכם ליהנות מקרבה לערוצי תחבורה ראשיים מבלי להתפשר על אווירה רגועה ורומנטית. כדאי לראות אירוע בפעולה על מנת לחוות את "הדבר האמתי" בזמן אמת, להתרשם ישירות מהצוות, מהווי המקום וכדומה.
טועמים לפני שמזמינים
האוכל הוא רכיב חשוב להצלחת כל אירוע והיום לא מספיק שיהיה רק טעים, אלא שיהיה יפה ומעורר תיאבון. על מנת שהאורחים "יאכלו גם בעיניים", חשוב לדאוג לחוויה קולינרית שתעמוד בסטנדרטים הגבוהים ביותר. לפני הכל, מבחינת הטעם אבל גם ברמה האסתטית. שהמנות ייראו יפות ומזמינות, שיהיה מגוון ועושר גסטרונומי כך שיהיה מענה גם לצמחונים וגם לטבעוניים, לילדים בררנים. החליטו אם תרצו ארוחה חלבית או בשרית, בסגנון של דוכני מזון ועגלות מזון, בקונספט של בופה או בפורמט של הגשה ישירה לשולחנות. גבשו תפריט מנצח יחד עם השף של המקום לפי הסגנון של האירוע והעיקר – שאף אחד לא יישאר רעב.
ומה בתוכנית האומנותית?
אחד הדברים הקריטיים להנאה מהאירוע הוא יציקת תוכן לאירוע. אומנם באירועים כמו חתונה, בר מצווה וברית יש טקסים שהם הלב הפועם של החגיגה, אבל יש את המעברים בין לבין, קבלת הפנים וכמובן השלב שאחרי הטקס, במיוחד אם האירוע מתקיים בנפרד מהטקס, בחלל אחר או לא באותו מועד. חשבו כיצד להוסיף אקשן לאירוע בדמות הופעה חיה, סדנאות יצירה, מעגל מתופפים, משחקים וסימולאטורים, מתנפחים לילדים וכל עניין שאפשר להוסיף ולמקם ברחבי האולם או לשלב מבחינת לוחות הזמנים של האירוע. התקליטן אף הוא מהווה חלק בלתי נפרד מההנאה של האורחים כאשר מדובר באירוע משולב במסיבת ריקודים. תאמו מולו מראש את הפלייליסט המבוקש וחשבו כיצד לשדר את האווירה ברחבת הריקודים עם אקססוריז שונים.
חייכו למצלמה
צוות הצילום או הצלם שילווה את הזוג המאושר, את חתן בר המצווה או את כלת בת המצווה הופכים את האירוע עצמו לחוויה דינאמית ומותירים זיכרונות בלתי נשכחים. חשוב לשכור את שירותיהם של צלמים מקצועיים ולבצע מול הצלם הנבחר תיאום ציפיות – האם תעדיפו צילומי אווירה תוך כדי תנועה או צילומים מבוימים יותר, אילו אורחים אסור לשכוח לצלם, האם תרצו צילומים מקדימים לאירוע בלוקיישנים שונים או ברחבי האולם בחוץ ובפנים, כיצד תקבלו את התמונות והאם זה כולל גם אלבום וכדומה. בדקו שמדובר בצילום איכותי בטכנולוגיה הטובה ביותר.
על ידי תמהיל נכון בין כל הגורמים, ניתן לארגן אירוע למופת וגם ליהנות מהדרך עצמה לאירוע.
