מה שעוד לא שמעתם על הפקת אירוע

כל אחד מעוניין שהאירוע שלו יהיה הצלחה מסחררת ושהאורחים ייהנו וידברו על האירוע הרבה אחרי שהוא הסתיים. אבל הדרך להפקת אירוע עוברת בין מגוון משימות מגיבוש קונספט מנצח דרך בחירה מושכלת של ספקים ועד ניהול האירוע בזמן אמת. כלומר, מדובר בפרויקט שדורש היערכות והשקעה.

אז לפני שאתם ניגשים לתהליך ההפקה – מספר טיפים שיעזרו לכם להוציא את החזון אל הפועל.

הכינותי מראש – צ'ק ליסט
ארגון היא מילת המפתח. חשוב להגיע לתהליך הפקת האירוע מוכנים עם רשימה של כל הדברים שאתם זקוקים להם על מנת להפוך את האירוע שלכם לחגיגה מנצחת, החל ממקום מיוחד לאירועים דרך נבחרת של אנשי מקצוע ועד אביזרים קטנים שעושים הבדל גדול כמו מתנות לאורחים, הזמנות דקורטיביות  וכדומה.
כשיש רשימה מסודרת, קל יותר להבין לאיזו עזרה אתם זקוקים ולעקוב אחר ביצוע המשימות.
חשבו היטב על הרשימה ודייקו אותה ככל שניתן עד לפרט האחרון וקבעו לוח זמנים שנראה לכם ריאלי.

אפליקציות חובה לניהול אירועים
אנחנו חיים בעידן הדיגיטלי ועומדים לרשותנו שלל יישומים שיכולים לעזור לנו להתפקס. אפליקציות שמסייעות ביצירת רשימות, גיבוש תקציב ובדיקה שאנחנו אכן עומדים בתקציב. כמובן שהאפליקציות מחייבות שנמלא את הפרטים הנחוצים לסימולציה מסידורי ישיבה ועד התראות על משימות שטרם בוצעו. בין האפליקציות המובילות ניתן לציין את evernote המאפשרת להעלות פרויקטים של אירועים עסקיים ופרטיים, כולל תמונות ופתקי השראה ולשתף עם אנשים נוספים לרבות הקצאת משימות. אפליקציה מומלצת נוספת היא Super Planner הכוללת כלי תכנון מתקדמים כולל כוח אדם, קייטרינג ועצות שימושיות לניהול האירוע.

לא מנהלים לבד – פונים למומחים
הכנת אירוע דורשת מכם זמינות גבוהה, ג'גלינג אינסופי בין אינספור גורמים וגם ידע מקצועי בהצעות מחיר, ניהול מו"מ ותפעול האירוע. כאשר פונים לחברת הפקות בעלת ניסיון וקשרים עם הספקים הנכונים בתעשייה, אפשר ליהנות מהדרך וליהנות גם באירוע עצמו ולהתמקד בדברים אחרים כמו למשל, מה תלבשו באירוע ואיזה קוקטייל תלגמו. פנו לחברת הפקות מובילה ומומלצת שמאחוריה שורה של פרויקטים ותוכלו לחגוג ברוגע.

להשוות בטרם בוחרים
חשוב לבצע סקר שוק לפני שבוחרים היכן לקיים את האירוע או עם אילו ספקים לעבוד מתקליטן ועד צלם אירועים. אין כמו המלצות וחוות דעת אותנטיות של לקוחות אמתיים, שיכולים להעיד על המיומנות המקצועית של אותו ספק. ניתן לבצע סריקה בגוגל, לסקור את השחקנים המומלצים באינדקסים שונים, לפנות למי שהחברים המליצו ולעבור על תיק העבודות – פרויקטים קודמים, תמונות מאירועים וכמובן, לנהל שיחת תיאום ציפיות כדי לבדוק שיש כימיה ותיאום בנוגע לסוג האירוע, פניות באותו המועד וכמובן שהכל לפי התקציב. ניתן להשוות הצעות וגם לשתף את אנשי המקצוע בהצעות שקבלתם על מנת לתת להם הזדמנות להשוות מחירים או להציע עלות אטרקטיבית יותר.

תכנית חירום – תמיד טוב שיש אלטרנטיבה
אפילו אם גיבשתם החלטות סופיות בנוגע לסוג ואופי האירוע, חשוב שתהיה לכם תכנית מגירה. הכוונה היא לתכנית בעדיפות שנייה שאם קרה משהו, לפתע האולם בבחירה הראשונה תפוס, התקליטן חלילה חלה או יש הברזה מגורם מסוים – יהיה לכם כיצד לפעול. בין אם קייטרינג חלופי או עזרה מחברים. כדאי לדאוג גם למקורות מימון לפני שמתחילים או למקרה שחרגתם מהתקציב הנתון.
כמובן שכאשר פונים לחברת הפקות מקצועית שיש לה מגוון עובדים מנוסים אפשר לנהל את האירוע בראש שקט כי ידוע לכם שתמיד יהיה מישהו שיוכל לבצע את העבודה בדרך הטובה ביותר גם אם יש הפתעות בדרך…