כשהנאה ועסקים נפגשים נוצרת חגיגה בלתי נשכחת. אירוע עסקי מהווה הזדמנות נהדרת לחבר את הלקוחות למותג, לחשוף בפני ספקים מוצר חדשני או להציע שירות מתקדם. הפקת אירוע מוצלח דורשת התייחסות לפרטים הקטנים ביותר, גיוס שורה של ספקים ואנשי מקצוע מומחים וניהול האירוע בזמן אמת לשביעות רצונם של המוזמנים.
על מנת לסייע לכם במשימה, אספנו את הדברים שחשוב לארגן לקראת אירוע עסקי שלקוחות לא יפסיקו לדבר עליו.
הכל מתחיל ברושם הנכון – חשיבותו של אולם אירועים מכובד
המקום בו יתקיים האירוע העסקי ישפיע על האווירה ועל אופי האירוע. מומלץ להתחיל מההיבט הגיאוגרפי ולבחור אולם אירועים במרכז, קרוב לערוצי התחבורה הראשיים עם חנייה מסודרת. בדקו איך נראה האולם האם הוא משלב בין סגנון כפרי לאורבני, האם יש בו חלל ייעודי לקבלת פנים וטרקלין רחב ידיים לסעודה והאם ניתן לעצב אותו בהתאמה אישית כמו להוסיף טקסטיל בגוונים של הזהות המותגית או קאפות מושקעות שיקבלו את פני האורחים.
זכרו שהמקום מציג את החברה ולכן, בחרו אולם אירועים שעומד בסטנדרטים הגבוהים ביותר מבחינת עיצוב, ניקיון ותחזוקה. מומלץ להגיע לאירוע לדוגמא או לראות תמונות מאירועים עסקיים דומים על מנת לבחון את תפקוד האולם בזמן אמת או לקבל הוכחות לכך שהמקום אכן מתאים לאירועים עסקיים כשלכם.
הקונספט קובע – הרעיון שעושה הבדל גדול
כדאי לגבש מראש רעיון מוביל לאירוע. אפילו אם המוצר החדש הוא הסיבה להתכנסות, הרי שאפשר לברוא סביבו עולם תוכן עשיר ומרתק. למשל, במוצר קוסמטיקה ניתן לחשוב על אירוע בקונספט של יופי והתחדשות ובמוצר מזון אורגני על חיבור לטבע ובריאות. חשבו על עיצוב שמתכתב עם הרעיון וכן על תפריט התואם לסוג האירוע – למשל, שף שירקח מטעמים בהשראת סדרת מוצרי המזון שאתם משיקים או אוכל שיוצג בקומפוזיציה מעניינת עם אלמנטים השואבים השראה מעולם היופי וכך גם התכנית האומנותית (עיסויים, סדנאות איפור, סדנת בישול חווייתית) והמזכרות שתעניקו לאורחים שלכם.
ציוד מקצועי ואנשי מקצוע מומלצים
בדקו מבעוד מועד אם האולם אכן מצויד בציוד המקצועי הנחוץ לתכנית האומנותית של האירוע ממערכת סאונד דרך מקרן ועד מיקרופון, מערכת תאורה מתקדמת ליצירת אפקטים מעניינים. חשוב לשריין אנשי מקצוע שנוכחותם קריטית להצלחה כמו צלם, מפיק ועוד.
כמו למשל, צלמי אירועים שיוכלו לתעד את האירוע ואף ליצור תמונות ליחסי ציבור לאחר האירוע ו/או מגנטים כמזכרת לכל אורח. ניתן להפוך את הצילום לממותג עם רקע מתאים או הדפס גרפי בדמות הלוגו של החברה. בדקו פניות של אנשי המקצוע והנחו אותם בהתאם לאירוע, המוזמנים שאסור לפספס בצילום וכדומה.
תכנית אמנותית מעניינת להעצמת ההנאה
הקונספט אומנם יסייע לכם לשרטט רקע לאירוע, אבל חשבו איזה תוכן נוסף אתם יוצקים שהאירוע יהיה זכיר. למשל, הופעת אורח של אומן, הרצאה מרתקת סביב עולם התוכן של המותג (למשל, במקרה של מוצר בריאותי הרצאה סביב תזונה בריאה או במקרה של מוצר קוסמטיקה הרצאה על חידושים בעולם הקוסמטיקה). הזמינו מראש אנשי מקצוע מעניינים וכדאי להיעזר גם בחברת הפקה שתארגן את האירוע לרבות שליחת הזמנות, אישורי הגעה, סידורי ישיבה, עמדות רישום וקבלת פנים, תפקח על כך שהאירוע מתנהל כשורה כולל צוות הגשה של מלצרים וחלוקת מתנות לאורחים בסיום האירוע. חשבו על מזכרת שקשורה לאופי של האירוע (המוצר החדש בתוספת משדרגת) והקפידו לבדוק באופן אישי עם האורחים אם הם נהנו ומה דעתם על המוצר/ השירות.
זה גם הזמן גם לבצע סקר קצר ולאסוף חוות דעת שיסייעו לכם בתהליך השיווק והפרסום להמשך תהליך ההשקה והחדרת המוצר לשוק.
